Términos y Condiciones
Versión: 1
Fecha: 16/07/2025
Clasificación: Uso Público
1. Introducción
Estos Términos y Condiciones (en adelante, los “Términos”) regulan el acceso, uso y responsabilidades derivadas de la utilización de la plataforma digital, los servicios tecnológicos y logísticos ofrecidos por KOVALTA S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.961.049-1, domiciliada en la ciudad de Bogotá, D.C.
Al acceder, registrarse y/o utilizar los servicios de KOVALTA S.A.S., el usuario declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estos Términos, los cuales constituyen un acuerdo vinculante de naturaleza contractual. KOVALTA S.A.S. podrá modificar unilateralmente estos Términos en cualquier momento. La versión vigente estará disponible en su sitio web y se entenderá aceptada por el usuario con la continuidad en el uso de los servicios.
El uso de los servicios de KOVALTA S.A.S., aún de forma parcial o por terceros designados por el Cliente, implica la aceptación integral de estos Términos, los cuales tienen fuerza vinculante conforme a la legislación colombiana.
2. Datos de KOVALTA
Razón social: KOVALTA S.A.S.
NIT: 901.961.049-1
Domicilio: Bogotá, D.C., Colombia
Correo electrónico de contacto: kovaltasas@gmail.com
Línea de WhatsApp: +57 300 6084967
3. Definiciones
➢ Usuario: Persona natural que interactúa con la plataforma de Kovalta como contratista, tercero vinculado, administrador o visitante.
➢ Cliente: Persona jurídica o natural que contrata los servicios de Kovalta para ejecutar procesos de contratación masiva y/o validación de documentos.
➢ Plataforma: Conjunto de componentes tecnológicos desarrollados y operados por KOVALTA S.A.S. para prestar sus servicios, incluyendo sitios web, aplicaciones, bases de datos y sistemas de notificación.
➢ Servicios: Conjunto de funcionalidades ofrecidas por Kovalta, entre las que se incluye recolección documental, firma electrónica, generación de reportes, pagos, seguimiento de procesos y notificaciones.
➢ Datos personales: Toda información susceptible de asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
➢ Documentación sensible: Información personal o contractual recolectada y tratada en virtud de la relación entre usuario, cliente y Kovalta.
➢ Tercero autorizado: Persona o entidad a la cual se le permite acceso a la información bajo previa autorización del titular o por mandato legal.
➢ Consentimiento informado: Autorización libre, previa, expresa y debidamente informada por parte del titular de los datos personales, conforme a los artículos 9 y 10 de la Ley 1581 de 2012.
➢ Contratista: Persona natural que accede a la plataforma de KOVALTA S.A.S. para completar información, firmar electrónicamente documentos o cargar archivos contractuales, sin necesidad de crear una cuenta de usuario.
4. Del servicio
KOVALTA S.A.S. presta servicios de naturaleza logística y tecnológica especializada, orientados a facilitar y optimizar procesos masivos de contratación, documentación, validación y ejecución operativa, dirigidos tanto al sector público como privado. Estos servicios incluyen la ejecución de procesos de contratación masiva de personal para eventos, jornadas institucionales, operativos logísticos y otros esquemas definidos por el cliente.
Como parte de su portafolio, KOVALTA S.A.S. realiza la recolección, validación y verificación de documentos personales, contractuales y administrativos, así como la gestión de solicitudes de firma digital o electrónica conforme a la normativa legal vigente. También ofrece la generación de reportes administrativos, contables y financieros derivados de los procesos masivos desarrollados, así como el envío de notificaciones automatizadas a través de canales digitales como WhatsApp API, correo electrónico, SMS, entre otros, en función de los requerimientos operativos y contractuales.
Adicionalmente, KOVALTA S.A.S. administra y gestiona bases de datos con información bancaria suministrada por los usuarios y/o los clientes, con el fin de consolidar, validar y procesar pagos masivos de honorarios, conforme a los términos contractuales pactados. Esta gestión garantiza el cumplimiento de los cronogramas de pago dentro de los días hábiles establecidos, asegurando trazabilidad, confidencialidad, legalidad y eficiencia en la ejecución financiera de los compromisos adquiridos.
Los procesos de pago se desarrollan en coordinación con entidades financieras autorizadas, cumpliendo con las normas del sistema financiero colombiano, incluyendo la Ley 1328 de 2009 y normas de prevención del lavado de activos.
5. Del registro
El acceso a ciertos servicios de la plataforma requiere la identificación del usuario mediante el ingreso de su número de cédula u otro dato personal habilitado. El usuario se compromete a ingresar información veraz, actualizada y verificable, y acepta expresamente estos Términos y la Política de Privacidad.
KOVALTA S.A.S. se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas que incurran en:
a. Suplantación de identidad.
b. Provisión de información falsa.
c. Incumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
d. Uso indebido del sistema o sus recursos.
e. Solicitud de autoridad judicial o administrativa competente.
6. Indemnidad
El usuario se obliga a mantener indemne a KOVALTA S.A.S., sus representantes legales, empleados y aliados frente a cualquier reclamación, acción judicial o extrajudicial, sanción administrativa o perjuicio económico derivado de:
➢ El incumplimiento de estos Términos.
➢ El uso fraudulento o negligente de la plataforma.
➢ La transgresión de derechos de terceros, incluyendo propiedad intelectual o protección de datos.
➢ El uso no autorizado o no legítimo de los servicios contratados.
El uso indebido del contenido o herramientas tecnológicas de la plataforma podrá ser objeto de acciones legales ante las autoridades judiciales o administrativas competentes, incluyendo procesos civiles, penales o sancionatorios, conforme a la legislación colombiana.
7. Propiedad Intelectual
Todo el contenido disponible en la plataforma (incluyendo textos, logotipos, diagramas, interfaces, códigos fuente, algoritmos, bases de datos, imágenes, grabaciones, diseños, marcas y signos distintivos) es propiedad exclusiva de KOVALTA S.A.S. o se encuentra licenciado legalmente.
Ningún usuario podrá:
➢ Reproducir, modificar, distribuir, transformar o explotar comercialmente dicho contenido sin autorización previa y por escrito.
➢ Usar herramientas de extracción de datos (“scraping”), ingeniería inversa o software no autorizado sobre la plataforma.
El uso indebido será perseguido civil y penalmente bajo la normativa de derechos de autor (Ley 23 de 1982) y la Decisión Andina 351 de 1993.
8. Tratamiento de Datos
El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad de KOVALTA S.A.S., disponible en su sitio web. Los datos serán tratados conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.
KOVALTA S.A.S. actúa como encargado del tratamiento de datos personales, cuando la base de datos es proporcionada por sus clientes, quienes deben garantizar la obtención del consentimiento expreso de los titulares. Cuando KOVALTA S.A.S. recolecte directamente los datos, actuará como responsable del tratamiento, conforme a lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.
El usuario autoriza expresamente el tratamiento de sus datos para:
➢ Cumplir los fines contractuales y legales.
➢ Gestionar validaciones, notificaciones, firmas y pagos.
➢ Responder a requerimientos de autoridades.
En todo caso, se garantizan los derechos de acceso, rectificación, actualización y supresión conforme al artículo 8 de la Ley 1581.
9. Costo del Servicio
KOVALTA S.A.S. establecerá los precios, tasas o tarifas de sus servicios de forma previa y clara, los cuales serán puestos a disposición del cliente antes de su aceptación o ejecución contractual.
Los pagos deberán efectuarse en los términos acordados contractualmente. El incumplimiento en el pago podrá dar lugar a la suspensión inmediata del servicio.
El Cliente declara conocer y aceptar el alcance técnico y funcional de cada servicio contratado. No habrá lugar a reembolsos cuando la suspensión o terminación del servicio obedezca a un incumplimiento contractual o legal por parte del Cliente o Usuario.
10. Ley Aplicable, solución de controversias y jurisdicción
Estos Términos se rigen por la legislación colombiana. Las notificaciones judiciales deberán hacerse por el correo electrónico registrado contractualmente.
Toda controversia se intentará resolver mediante arreglo directo. De no lograrse en 30 días hábiles, las partes podrán acudir ante los jueces ordinarios del circuito de Bogotá, D.C.
11. Fuerza Mayor
KOVALTA S.A.S. no será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones contractuales en casos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo, pero sin limitarse a: desastres naturales, actos de autoridad, fallos generalizados de red, ataques cibernéticos, conflictos laborales, o pandemias.
En tales eventos, KOVALTA S.A.S. informará oportunamente a los usuarios o clientes la afectación y posibles medidas mitigantes, sin que ello implique responsabilidad alguna por el incumplimiento.
12. Terminación
KOVALTA S.A.S. podrá dar por terminado unilateralmente cualquier servicio o contrato en los siguientes casos:
➢ Incumplimiento material de los Términos por parte del usuario o cliente.
➢ Riesgos operativos o de seguridad digital.
➢ Orden de autoridad judicial o administrativa.
➢ Vencimiento del contrato, mutuo acuerdo o liquidación de la empresa.
Finalizado el contrato o suspendido el servicio, la información será conservada por el tiempo necesario para atender eventuales requerimientos de autoridades, auditorías o validaciones contractuales, conforme a la ley.
13. Vigencia
Estos Términos rigen a partir del 16 de julio de 2025 y permanecerán vigentes hasta que una nueva versión sea oficialmente publicada en el sitio web de KOVALTA S.A.S.
Las modificaciones se entenderán aceptadas si el usuario continúa utilizando los servicios con posterioridad a su publicación.
14. Acuerdo Firma Electrónica
El usuario acepta y reconoce que cualquier mecanismo de autenticación implementado en la plataforma de KOVALTA S.A.S., tales como contraseñas, códigos de verificación enviados por canales digitales, validaciones biométricas, tokens, dispositivos de seguridad o sistemas de autenticación multifactor, constituyen una manifestación válida e inequívoca de su voluntad y equivalen, para todos los efectos legales, a una firma electrónica conforme a lo previsto en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y demás normas concordantes. Dichos mecanismos serán utilizados para perfeccionar actos jurídicos, suscribir contratos, consentir autorizaciones, generar registros y validar operaciones ejecutadas a través de la plataforma tecnológica de la compañía.
KOVALTA S.A.S. garantizará la integridad, autenticidad y conservación de la información firmada electrónicamente, mediante medios técnicos que aseguren la no repudio y trazabilidad de las acciones realizadas por el usuario. En caso de requerirse prueba ante autoridad judicial o administrativa, la empresa podrá presentar los registros electrónicos generados, los cuales se presumen auténticos salvo prueba en contrario.
El usuario se obliga a custodiar sus credenciales de acceso y a informar inmediatamente cualquier uso no autorizado, liberando a KOVALTA S.A.S. de responsabilidad por los actos realizados por terceros que accedan mediante credenciales legítimas sin la debida notificación previa.
15. Atención al Usuario y Sugerencias
Para recibir soporte, presentar sugerencias, quejas o ejercer sus derechos como usuario o titular de datos personales, podrá comunicarse con KOVALTA S.A.S. a través de:
- Correo electrónico: kovaltasas@gmail.com
- Línea WhatsApp: (+57) 300 6084967
- Página web: https://kovalta.com.co/
KOVALTA S.A.S. atenderá las solicitudes y sugerencias con la debida diligencia conforme a los plazos y procedimientos establecidos en su Política de Privacidad y en los términos legales aplicables.
16. Aceptación integral
El usuario, al hacer uso de la plataforma o interactuar con sus servicios, declara conocer y aceptar íntegramente estos Términos y Condiciones, sin que medie manifestación escrita adicional, conforme al principio de autonomía de la voluntad consagrado en el Código Civil Colombiano.